厅局级领导谈办公室工作的方法论:谈学习、谈写材料、谈与人相处、谈办文办会办事的方法

发布于 2021-12-01 19:06 ,所属分类:中小学语文学习资料

办文办会办事,是一个公务人员最基本的能力。尤其是办文,不仅仅要求你的文字水平高低,更对你是否能够把握大局、突出重点、合理摆布工作有着极高要求。
公务员这点事儿】将不定期发布学习文章。通过学习领导们的讲话,学会如何谋篇布局,了解领导工作思维,掌握办事方式方法,提升个人能力素质。
在全州政府系统办公室业务培训会暨专题党课上的讲话
文山州委常委、常务副州长

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同志们:
下午好!我到文山工作以后,忠俊秘书长就给我出了个课题——和政府办与政府各部门的同志探讨办公室工作,这是州政府坚持问题导向,不断提升政务服务水平的具体体现。因为前段时间一直在熟悉州情,加之工作也多,所以直到今天才与大家进行探讨。(很自然的开头,不生硬,代入感很好)
今天的交流对于我来说,是一个挑战。与从事办公室工作的同志们探讨办公室工作,本来就不容易,特别今天在座的很多都是办公室工作的专家,大家在各自领域都有很深的研究。我虽然也在办公室工作过,也经历了大部分的办公室岗位,但已事隔多年,如果拿我当初在办公室工作的内容与大家探讨,不一定符合现在的实际,对此,我感到压力很大。(谈感受,营造轻松的氛围,引出下文)
办公室工作包罗万象,但最主要的任务就是起草文稿、做好服务。如果与大家探讨办公室业务,还带着稿子来念,即使稿子写得再好,也没有多大意义。因此,我想跟大家讲讲自己的心里话。刚才,秘书长说我这次讲课是空手而来。这样做我不是显摆,而是希望通过脱稿发言的形式,表明我与大家探讨的都是心里想的东西,希望大家有所触动、有所收获。
交流的内容与形式同样重要。从知晓讲课时间起,我一直思考讲什么内容。如果顺着办公室办文、办会、接待、服务等方面来讲的话,由我来讲,大家收获不大,请省政府办公厅相关处室的同志讲效果会更好。但我又想让自己讲的内容,既不能脱离办公室业务,还要符合我们的实际,同时又要力争让大家有所收获,这就比较困难。通过认真思考,我将从四个方面来与大家进行探讨,一是关于学习,二是关于写材料,三是如何与人相处,四是有效的工作方法。希望对大家有所帮助。(开篇明义,介绍发言框架,让观众对本次发言有着清晰的印象)
一、关于学习
学习是永恒的主题。我从三个方面来和大家探讨:一是明白为什么学?二是清楚学什么?三是知道怎么学?(本文逻辑结构很清晰,侧面反映讲话者的逻辑思维很强)
(一)明白为什么学。大家可能会觉得,这个问题没有意义。“为什么学”好像已经很清楚了,实际上并不是这么回事。如果认识问题解决不好,就没有了学习的动力和主观能动性。大家可以反观自己及周边,当前一些地方学风不浓、学风不盛的原因,很大程度上就是因为大家不明白为什么学。随着工作、时间的推移,很多干部对学习产生了怀疑态度,自己大学本科、硕士、博士,读了这么多年,到工作岗位上还有必要再学习吗?有用吗?从工作上讲,好像学不学影响不大。有人认为,行政工作,除去一些文稿起草等对专业素质要求较高的岗位外,只要“会来事”,初中毕业的人就可以了。特别是前些年,有人甚至觉得只要酒量好、会说话就行了,何必还要学习?以上这些问题,我也曾经感到疑惑和迷茫。通过仔细观察分析,学习和不学习,短期之内看不出来,也区分不开。但把时间“镜头”拉到5年、10年,就看得见区别了。因此,学和不学是完全不一样的。
就学习这个问题,陶渊明做过答复。有人曾问他“我想像您一样学识渊博,怎样才能做到?”。陶渊明回答:“学习!”于是,那个人回去学了半年后问他“已经过了半年,怎么我感觉一点进步都没有?”陶渊明带他到院子里看了一棵小树后,让他回去再学半年。此人又学了半年回来看这棵小树,觉得变化还是不大。陶渊明说“如果你勤施肥、勤浇水,还怀疑这棵小树不能长成一棵参天大树吗?”。那人答道“肯定能长成!”道理就是这样,因为你学习的功夫还没到位、学习时间积累不够,所以觉得学习效果不明显!很多人总想让学习效果立竿见影,这是脱离实际的想法,学习是需要时间和积累的。(会讲故事的领导是好领导,平时要多积累故事)
在工作中,学和不学也是不一样的。不管是领导干部,还是学术研究者,或者是企业家,是否坚持学习,通过接触可以立即知晓。领导干部如果不坚持学习,工作水平是不会随着职务的上升而提高。但坚持学习的人,那就真的是不一样。2006年,我在省委办公厅锻炼时,有幸参加了胡总书记在云南召开的调研会议,在会上他脱稿讲话两个小时,讲话录音整理出来,可以直接印发,这就是水平。习总书记更是在很多场合都是脱稿讲话,在去年的杭州G20峰会上进行了39分钟脱稿讲话。当时我正在缅甸出访,缅甸华人商会总会长跟我说,习总书记水平太高了,那么长的讲话全程脱稿。我赞同会长的观点敢于在如此高规格的重要场合进行脱稿讲话,起码得具备三种素质,第一是个人持续不断的学习和积累;第二是长期的训练,大家可以看,习总书记在很多场合的讲话是不用稿子的;第三是强大的内心支撑。年轻人更应该坚持学习。我在马龙工作期间,在得知县里来了一批选调生后,我与他们进行了面谈,要求他们要持续不断的学习,并告诉他们学习短期之内不会有效果,可能要5年或者10年甚至更久才能见分晓。今年刚好是第5年,其中一个年轻人被遴选到了全国人大机关工作。前久,他给我发了一条很长的信息,大意是说:书记您说的太准了,听了您的嘱咐后我一直坚持学习,今年刚好第5年,就考到了全国人大。这件事情虽然比较巧合,但与个人坚持学习肯定是分不开的。从另一方面来讲,如果不坚持学习,也是5年时间就见分晓了。曾听一位老领导说,他可以从年轻人进单位时的仰头角度看出工作年限。刚进来时,雄赳赳的目中无人;慢慢的,开始平视了;再过几年,就开始看地面了。如果从态度来说,学会谦虚是对的。但很多人在参加工作后,就不再坚持学习,与自己的初衷渐行渐远,理想烟消云散,锻炼没有了,学习不坚持,剩下的尽是喝酒、打牌、划拳这些事情,这样的干部,我们可以清晰预见他的未来。(本段从正反两方面举了大量例子,有领导人的、有作者自己的、也有身边的例子,论证了本段论点“在工作中,学和不学也是不一样的”)
所以说,为什么要学习?每个人都应认真思考,尤其是在办公室工作的同志。办公室工作是很神圣的,不要觉得在办公室只是从事某个单方面的服务工作,没有什么了不起。但社会共识却是“在上书房行走的人”,在核心地方。因此,大家一定要有支撑自己在如此重要部门立足的能力,要有与之相配的基本素质。如果在办公室工作的同志,不注意形象和影响,违反纪律,说党的坏话,议论上级,到处划拳拼酒,不仅是不称职,更是大大增加了自己的从业风险。(强调办公室的重要意义,再次论证学习的重要性)
在为什么学这个问题上,每个人都要结合自身实际,根据自己的成长经历,以及面对的情况,好好的思考为什么学,把“为什么学”想明白。一旦想明白了,坚持学习,随着时间的推移,就愈发感受到学和不学的不同了。退一步讲,坚持学习,就算没有获得什么成就,自身也不会损失什么。总而言之,把时间放在学习上不会错。
(二)清楚学些什么?学什么也很关键。刚开始学习或者很长一段时间没有坚持学习的人,一下子转入学习状态,就会很困惑,不知道学什么?从哪里下手?如果由着个人喜好,想学什么就学什么的话,效果不佳、收获不大。
学习要分析自身,缺什么补什么。如果觉得自己说话没有逻辑,别人听不懂你说的话,就要学习一些基本逻辑常识,练习与人交往的技巧如果想提高写作能力,就要在公文写作上下功夫如果是从事服务工作的,也要学习服务工作的技巧和规律,找中办、国办及省委办、省政府办与这方面相关的书籍来学习,并与别人进行探讨交流,就会有所提升。
从宏观上讲,任何一个人,如果下定决心坚持学习,就要搭建自己的知识框架。虽然根据岗位不同,各人的知识框架各有特点,但基本的知识框架是具有共性的。
首先要有历史的知识框架。中华五千年的文明史,你明白了吗?从盘古开天辟地到现在,经历了哪些大事?要把这个脉络理清,没有两年甚至更长的时间是不行的。如果大家愿意搭建这方面的知识,我推荐大家看范文澜、蔡美彪合著的《中国通史》,范文澜先生是学术造诣很高的历史学家,由于去世早,《中国通史》只写到第四卷,他的学生蔡美彪接着写完了十二卷。这套书从盘古开天辟地写到新中国成立,如果能坚持把这套书读完,就了解了中华民族从哪里来,经历了些什么。紧接着再把我们党的历史搞清楚,近代史、当代史就搞清楚了,历史的维度就清楚了。
其次,要有地理的知识框架。我们从小除了读语文、数学、英语等等,为什么还把历史、地理课程安排得那么重要,其实就是在帮我们搭建知识框架。但是我们没有好好搭,只是简单的学了一些。世界是变动的,地理的知识框架要搭起来不容易,地理也不仅仅是现在当代地理,还有历史中的地理。世界上有多少国家,这些国家在历史上有哪些变动,百年前的地理和当代地理也有重大的区别。
只要地理和历史的框架搭好,可以启发个人思维,扩大个人视野,增加对世界的了解,能够潜移默化地提高个人看待问题的水平,不会人云亦云。举个例子,以色列和巴勒斯坦总是打得不可开交,如果没有相应的历史、地理知识,要么就会一边倒的说,以色列不讲道理,抢巴勒斯坦的地盘,靠美国支持搞强权;要么就会说巴勒斯坦有伊斯兰国家支持,欺负以色列这样的小国。其实,事情并不那么简单,持续那么长时间的冲突,背后是有很深的原因的。一两百年前,两国争抢的区域既不属于以色列,也不是巴勒斯坦的,是大英帝国的殖民地。英国撤走时,那个地方主要是巴勒斯坦人,英国人出了文件,允许巴勒斯坦在此建国。这个文件一出,约旦河西岸的几个犹太人村子坐不住了,就找英国人理论。后来英国人觉得这确实是个问题,又出了文件允许犹太人在约旦河西岸建立永久性居民居住点。这样两个文件就打架了,当时犹太人村子少无所谓。但二战时期,希特勒疯狂迫害犹太人,犹太人举头仰望星空——这个世界何处可以容身?发现英国允许犹太人在约旦河西岸建立永久性居住点,于是越来越多的犹太人都聚集到这里。多占地方才能容纳更多的犹太人,就要赶走巴勒斯坦人,冲突就开始了。现在巴勒斯坦拿出文件说英国允许我们在这里建国,犹太人也拿出文件说英国允许我们在约旦河西岸建永久性居民区,也没有限定在哪里建。这就相当于一块土地办了两个房产证,不冲突才怪。现在,以色列实力强,有美国支撑,只要有栋房子,都要用铁丝网围着,巴勒斯坦人无法靠近,就天天扔燃烧弹,以色列就用枪打,天天重复这样的冲突,不断产生矛盾。在我看来,要解决这个矛盾,就要汲取我们中华文明的精华,按照“你中有我,我中有你”的思路,共治共管、和睦共处。所以,只有掌握了历史和地理的知识,看待事物才会冷静客观,才看得准,不会只浮在表面、人云亦云。历史和地理的知识框架搭起来,就有了基本的坐标,后面再结合自身实际进行补充学习。
再次,推荐大家学习心学。习总书记从十八大以来就5次强调大家要学习心学。我也是三五年前才开始接触心学。我们国家有很深远的智慧,世界上唯一不间断的文明就是中华文明。上下五千年文明总体来说就是儒家文化史,从诸子百家到汉朝儒术独尊,虽然一直受到外来文化的冲击和挑战,但通过不停地进行自我完善,不断的变化,产生了很多智慧。以《论语》、《孟子》、四书五经作为支撑的儒家文化,最初是很单一的。从汉朝开始特别到唐朝佛教文化侵入,佛教强调的是你只要按佛教说的做,下辈子就可以活得非常好,在民间有很大的市场。这个时候,因为是儒家文明掌握政权,采取了多次灭佛的行动,但没有成功。到了宋朝,朱熹集大成,将儒学和佛学进行融合,形成理学,提出“三纲五常”。明朝时期的王阳明心学,进行了更深入的研究,强调要强大内心,要由内而外的坚强,才能适应纷繁复杂的社会。日本人学习心学后,内心非常强大,促进了民族崛起。我个人认为日本人只学会一半。我们提倡的内心强大,是在致良知的前提下,而不是无原则、鲁莽的内心强大。
今天我与大家提出学习心学,可能很多同志还比较陌生,这是有原因的。很长一段时间来,我们接受的哲学观就是唯物主义、唯心主义非此即彼,简单地把心学划归为唯心主义,是我们应当排斥的,所以致使很多人还不了解心学。但这个世界不能简单的一分为二。反观这些年来,特别是在文化大革命期间出现的很多问题,就是用机械唯物主义哲学观来简单判断这个世界。心学的精髓就是心即理、知行合一、致良知。“心即理”就是万物之理与心相通,理在心中,道在心中,一个人要强大,首先要内心强大,并外化于行动“知行合一”就是一种科学务实的思维方法和精神动力,就是心里想的,嘴里说的和身体力行的要一致;“致良知”就是一个人的初心和本质,通过实践的修行和时间的砥砺,不断地修炼内心,在实际行动中实现良知。我们现在说“不忘初心”,也是致良知的体现。好多人出发久了,被纷繁复杂的事情扰乱,不知道为什么出发,忘记了最初的目标是什么,因此需要明心见性、强大内心。
如果大家想学心学,先看几本浅显的书,了解大致内容再去看《传习录》《传习录》和《论语》一样,不是王阳明本人写的,是他的门徒根据与他的对话记录下来的如果没有一定的基础,看起来就是“文字很简短、内容很深奥”,甚至会觉得讲的内容虚无缥缈难以把握。
在学什么方面,与大家探讨了许多个人观点,更深的东西我不展开说了。但大家至少应该把历史和地理的知识框架建立起来,这个世界是什么样子,我们走过的路历史上是什么样子,一定要清楚,如果不清楚思维就不清晰,好多事情就想不明白。
(三)知道怎么样学?这里与大家交流的是个人的做法。首先,要有计划。人的学习,不缺少因一时冲动下猛功。可能今天大家听我讲,觉得应该学习了,下午就去买一大堆书,明天就开始看了半本,后天又看了半半本,大后天就不看了,隔了一个月,就什么也不看了。所以一定要拿出计划,学习是磨练大脑的,不在于一下子完成多少任务,关键是要有计划的持续不断地学习,每天都要学。我给大家提供一个参照,我是从2004年下决心看书的,从那时起一天未间断的坚持每天30页以上阅读,即使是某天晕头转向的也要完成。有人说一个月读一本书都觉得很难。如果每天坚持读30页书,一周就是210页,基本就是一本书了,一年52周就是52本书。我去年读了75本书,有人问怎么读的那么多?我说其实折算到每天其实也不多,就是每天坚持30页,节假日多看点,加起来就有70多本了。关键是看你能不能坚持。所以,怎么学大家一定要有计划,要量化到天。其次,要有方法。我不怎么记学习笔记,因为实际情况是,多数人记了很多,但过后不会翻看。但读书一定要动笔,不动笔不读书。就是读到精彩的地方,要勾划下来;如果感触深的,就把感受批注在书页留白的地方,包括读了以后,有什么感触,联想到什么事情等,都写在那里,这才是读书真正有价值的地方。以后,一翻到批注的那里,就知道当初读到这里,有怎样的一个感受。另外,还要建一个文件夹,把读过的书都记下来。用EXCEL、WPS都可以,内容分几个栏目,要有序号、书名、作者、篇幅、开始阅读时间、读完的时间、读后感等。读后感就是你读完那一本书后的感受,多则写成一篇文章,少则几句话都可以。如果没有写读后感的话,说明你还没有把它消化掉。大家不要懒,刚开始的时候觉得写读后感有点怕,到后面就不怕了。大家不要认为读后感有多难,非得是成篇的文章,其实也不一定。读后感可以直接就写在书本最后的空白页。自己看过的书,不要轻易借给别人。如果有人非得要借,就买本新的给他。通过长时间积累,书架里一排一排都是看过的书,当你站在书架前,看着书脊回味书里的内容,也是一件很惬意的事情。这样,读过的书就是提升自信心的来源。第三,学多少。我再跟大家算个账,我说通过5年的学习会有一个提升。那么读多少书才会有提升?杜甫有诗:“读书破万卷,下笔如有神”。那么,万卷书究竟有多少?对这个事情我是考究过的,我们国家书“卷”的概念在不停的变化。古代是用竹签刻字,刻了以后裹起来就叫一卷,一般一篇文章一“卷”。古文很精练,有时一个字,我们翻译过来就是一段,当时如果太多字刻在竹子上既废竹子又费功夫,因此文言文不能多。后来产生纸了,裹起来也是一“卷”。现在的卷,就是一本,与古代不同。我们探索“卷”的概念,要从唐朝,因为杜甫是唐朝人。我查了一些资料,在唐朝一卷书多的有一万六千字左右,少的有五六千字。我用个数学的概念,武断的取了个整数,一卷书大约一万字,一万卷书就是一万万字。假如算25万字一本书,一万卷就相当于400本书,如果按20万字一本书来算,就是500本。所以,如果要读完万卷书,就要读完450本书左右,这是不容易的。如果一个月只读一本,一年才12本,十年120本,读完450本要多少年?可能一辈子都读不完。读万卷书是一个很宏大的目标,如果不下定决心、长期坚持,是读不完的。如果坚持每天读30页,一年读五六十本的话,九年左右你就读完万卷书了。我跟大家报告,到现在为止,有登记的、没有借给别人的书,我读了1.3万卷。
所以,就读书而言,你要知道怎么样去读,读到一个什么量,用什么方法,读了以后你会很有成就感。到那个时候,你的思维就会打开,想什么事情也会想得很清楚,各种综合能力相应就会提升。
二、关于写材料
为什么要把写材料跟大家单独讲因为在办公室工作,写材料是基本功,即便是后勤或者其他工作也离不开写材料。如果工作成绩突出的,还要写典型经验材料进行交流。那么,材料究竟怎么写?主要有三点:一要弄清情况,二要积累素材,三要勤练勤写。(有个小技巧,如何让人能听进去。在每个版块前,先介绍本版块的要讨论几方面内容,让听众有个初步了解)
(一)弄清情况。写材料的人,如果连情况都不清楚,那只能是应付式的完成。现在网络很发达,需要写什么材料,上网把关键字输进去,同类的很多,有些同志偷懒,直接拿来改一改就提供给领导,有的甚至连地名都还没有改过来!情况不清楚,只是简单的照搬照抄,这样的情况大家一定要小心。今天我侧重讲专业综合性材料撰写。写这类材料,起码要弄清几个情况。
第一,必须弄清州情。文山州的州情是什么?不仅简单的知晓“老少边山战穷”,其中蕴藏的东西,你知道多少?必须得去书本上了解。我来文山近5个月时间,《文化文山》的整套书,我都看了,文山的历史、典故我知道了个大概。从事办公室的同志更是要了解,不然材料怎么写?所以,一方面要去书上寻求,掌握文山的基本情况。另一方面,要去大地上寻求。在这方面,我建议秘书长、主任,要多让办公室的文秘人员走出去,看我们文山大地的基本情况,看文山大地变化的情况,看文山大地上县、乡、村的情况以及重点项目推进情况。如果没有现场了解,怎么写得出有血有肉的材料呢?闭门造车,坐在办公室拷过来拷过去,写得出好材料吗?所以,写材料一定要弄清楚州情。
第二,要弄清领导的思维。要搞清领导对材料的基本要求,虽然弄清楚很难,但是大家可以从只言片语中来掌握思维,特别是领导的脱稿讲话、调研中的讲话等等,要把它收集起来,进行归纳、整理,在写材料时进行分类总结提升。如果不掌握领导的思维,方向都不对,写出来的材料肯定就离题了。比如,有些写材料的同志文字功底非常扎实,稿子也有质量,但写出来的材料领导就是不满意,究其原因,就是方法出了问题,没有真正理解领导的思路和意图,而是按自己的想法“写材料让领导读”就好比,领导本来想吃荞粑粑,却烙了个非常好吃的麦粑粑给他。怎样才能了解领导的意图呢?要跟!看领导在想什么。前几年特别提倡搞农业种植结构调整时,我们办公室的同志把领导下乡在田里说的“烤烟烤到中间的时候就把菜籽点进去,等烤烟收完,菜也就得吃了;稻田里面也撒点鱼苗,水稻熟了,鱼也长大了”等口语化的句子,用书面语言提升为“在农业产业结构调整当中,要切实探索粮菜结合、稻菜结合、烟菜结合,提高复种指数,从而把节令拉长,把土地拉宽……”就这么一句话,得到了领导的充分肯定这就是“跟”的例子。领导到一定层级,都是通过若干岗位磨砺出来的,各个领导经历的岗位不同,他的特色和特点就不同,如果不跟,没有搞清楚领导的意图、喜好和对工作的部署,非得拿原来领导的思维来对待现在的领导,那不是有点强迫他吗?而强迫领导的结果,大家可想而知。
第三,要学透政策。作为文秘人员,要弄清楚政策的基本走向,要持续不断地学。中央和省重要会议精神,要第一时间主动学,不能等单位来组织和号召,等收到中央的文件已经晚了!一定要先学一步,甚至在领导前先学一步。中央的精神体现在哪里?人民日报、云南日报等报刊,你不一定要全部读,但至少头版头条文章或者是头版文章,大家一定要读。读的收获不一样,头版头条文章是掌握信息、掌握政策的,头版的评论员文章是学写材料的。你看看中央的文件,人家的材料是怎么写的?要学!要模仿!
这个就是我跟大家讲的第一点,要弄清三种情况,弄清这个地方的州情,弄清领导的意图,弄清基本的政策走向。
(二)要积累素材。写材料,积累素材非常重要。我们写材料,“写”非常关键,不能“抄”。特别是讲话稿,写出来的和抄出来的差别太大了。因此,要积累素材。一是中央、省、州里的重大决策部署、重要表述以及重大政策安排。二是州外其他地方的先进经验,进行分块的积累。比如,当前其他地方脱贫攻坚有什么先进经验,乡村振兴有些什么先进经验等等,都要注意积累。三是州内一些做法的积累州内做得好的,也要积累起来。这些基本素材,一旦写大材料的时候不需要去抄,动用你的积累库就可以。关于每一项工作,只要把积累调出来,应用上去,这样写材料就不耽搁时间;也犯不着去抄了,从头到尾就写出来了。特别是大家分块写的时候,哪块积累多,材料就来得快。积累不是抄,是自己的,是自己做的作业。我做好作业,拿来就用,跟抄是两回事。
(三)要勤写勤练。写材料没有什么秘诀,跟开车熟练是按公里数滚出来的一样。写材料只有写到不怕写,才算出师。如果一旦接到材料任务就有天大的压力,那你还差得太远。如果从不爱写、到不怕写、再到爱写,不断夯实基础,把别人不爱干的事情干得精致的时候,那你想不进步都难。
写材料有一些规范:(划重点咯!学写材料的多看几遍)
第一,要注意层次。有的材料,没有一二三四,从头到尾用过渡语就解决了,这是最好的。现在我们办公室的材料质量总体还是高的,但是层次上还有问题。不知大家是否注意到,领导讲话,如果层次不清,听众就会不知所云。书面表达时,可以用“一、(一)、1、(1)”来表示层次,看得也很清楚;但领导讲话,总不能“大写一”“括号一”的念吧,因此,起草讲话稿层次要简洁,一般不能超过2个层次,超过2个层级听众就会模糊了,记笔记都不知记到哪里去。建议大家在写讲话稿时,在每一块内容之下,用“一是、二是……”或者“第一、第二……”来与大标题进行区分。当然,也不是所有的领导讲话都要这样,有些工作安排是要分层次讲才能讲清楚的,这要具体情况具体分析。
第二,要注意归类。写材料最粗糙的做法就是不归类,总的有五桩事情就写五点,每一点的下面又有几点,这个就是最粗糙的了,属于初级阶段。比较差的材料就是不注意提炼、不注意归类,同一个事例,在第一点也讲,在第三点也讲。在一个材料中,同一个事情是不能出现两次的,特别是先进材料、典型经验,会让受众认为这个地方没有干什么事,一个事情翻来覆去的“炒回锅肉”。因此,材料必须要进行加工,不能简单分3、4个层级的罗列出来。要通过加工、归纳、提炼、总结,最后精炼出几个方面的内容。
第三,要注意文字精炼。现在有个误区,好多人认为,写材料跟写文章是两回事。错!材料跟文章原本就是一回事,只是材料一般不用很文学化的表达而已。好的材料背后隐藏着文采,特别好的材料就是特别好的文章。我国古代传下来的最好的文章就是材料。比如,毛主席起草的《为人民服务》,是号召向张思德学习的文件,就是非常好的文章。中央的一些文件,领导的讲话,也有很多文学化的东西,但不夸张,其目的是让你能够浅显直观的理解。比如,毛主席把空话连篇、言之无物的文章称之为“懒婆娘的裹脚,又臭又长”,大家一听就懂、就明白。因此,大家一定要在文字功底上下功夫,要勤写文章,而不光是写文件。一个写材料写得好的人,应该也是随笔、感想等小文章写得好的人。建议办公室在内部刊物开辟一个专栏,刊登大家的随笔、感想等等,为大家提供一个练笔的平台,不断提升文字能力。
三、关于与人相处
在办公室工作,天天要跟人打交道、沟通协调汇报等等,每天要面对上级,面对同僚,面对下级,与人相处非常关键。与人相处主要包括交谈和交往两个方面,对此,我总结出与人相处“四不三要”。
与人交谈要注意“四不”。即不损人、不自夸、不晒难、不多话。不损人,有的人人际关系很差,讲话都带刺,出口就“伤”人,“哪壶不开提哪壶”,爱戳他人痛点,这样的人大家都怕他,也会被孤立起来。不自夸,要把握好尺度,不走极端,既不“沉默是金”,什么都不说;也不能夸夸其谈、言过其实,甚至把自己的能力过分夸大,就怕别人不知道。不晒难,就是不要逢人就摆困难、倒苦水。每个人都有自己的难处,如果见人就“晒难”,即便是再好的朋友,也会越来越疏远。曾国藩说:“扬善于公庭,规过于私室”。从心理学上讲,有个心理暗示,如果一个组织、一个地方、一个人,老是说自己不行,大家也会觉得你这里不行。就好比,我们鼓励干部担当,不能因为少部分人做得不好,就一竿子刷到底,完全撂倒,说大家都不行,而要在公开场合对担当的同志多给予表扬和肯定,对不担当不作为的干部在私下要多教育、多帮助,甚至可以把话说得重一些。教育孩子,我们都在讲赏识教育。因此,组织也好,个人也好,不能老说丧气话。不多话,并不是要你不讲话,而是要分场合,不该说的坚决不说。对于办公室的同志,不能成为一个小道消息传递者,不能成为“包打听”,见风就是雨。一旦成为这样的人,好多话、好事,很快就会成为大家讨厌的人了,这样的人,组织也是很难眷顾的。
与人交往有“三要”。要不卑不亢,大家在办公室,无论面对什么级别的领导干部、不管多么关键重要的部门,要时刻记着,大家在人格上是平等的,因此在接待交往上都应该真诚的不卑不亢。不能在上级领导面前“热脸贴冷屁股”、卑躬屈膝,下属面前趾高气扬、盛气凌人、傲慢自大。要亲疏有度,人与人相处要有一个适当的距离,特别是同事关系。如果在一个机关,跟同事的关系一会好一会坏,今天热明天冷,这两天跟这个好得不得了,过两天又跟那个好得不得了,最后你就没有朋友了。如果领导跟哪几个处得好,搞亲亲疏疏,即便错的也附和为正确的,就是拉小圈子,是我们党明令禁止的。要多予少取就是要少占别人的便宜,多帮助别人,人际关系就会好;如果倒过来,总想占别人的便宜,又很少帮助别人,你的人际关系绝对很差。当领导也是这样,你多去担当点事情,多做点事情不会错。如果总是拈轻怕重的,见到有利的事情都去争,其他事情就都推诿扯皮,时间一长,别人就会给你“画像”。当然,多予少取,不是无原则的予,而是有原则、有底线的“予”。
“四不三要”,是我个人总结的,不一定全面准确,这些对于我来说也是一个目标,我自己也还在努力的路上。
四、关于工作方法
工作方法很重要,不论做什么工作,都有相应的方法。同样的事情,不同的人,不同的方法,得出来的结果会大相径庭,因此,我们要研究工作背后的规律,找出来为我所用。
第一,六步工作法。有的同志做事情一来就猛干蛮干,干完就算,这是最简单的办法。如果再上升一点,就是常规的、绝大多数人的工作方法,会分三步,就是在实施之前进行计划或打算,然后再实施,实施完了进行总结。但是“计划—实施—总结”三个步骤就是干事的方法了吗?不是!大家在做有些工作时,越做越有“有没有做对”的疑惑,为什么会这样呢?就是在工作实施之前没有进行策划。策划非常重要,管方向,决定一项工作该不该干,该往哪里干,干到什么程度的问题,如果没有策划就没有解决方向问题。策划虽然需要很长的筹备过程,但只要是经过认真策划和准备,最后下定决心做的,就不会出现“是否做对”的担忧。那么,在策划—计划—实施—总结之后,工作是不是就完了?没有!我们现在好多做事的人,一天埋头苦干,做了很多事情,然后抱怨领导高高在上,看不到下属苦死苦活干了那么多工作,只看见那些天天去拍马屁的。但大家可以换位思考一下,如果你处领导位置,每天要处理那么多事务,如果没有汇报,怎么会事无巨细地知道各县(市)和每个部门干什么事情。因此,干完一件事情,要学会向领导汇报,事情干得怎么样,结果是什么。大的事情专门汇报,有的还要随时跟进汇报进度;一般的事情就发信息或打电话就行了。从整体上来讲,个人有义务向上级汇报工作情况。如果上级的领导没有下级的汇报,他怎么掌握一个地方的情况呢?从个人角度看,只有汇报,领导才会知道你做了哪些工作,自己才会少抱怨。汇报之后是不是就完了呢?没有!还有一个环节—宣传。宣传是向人民群众的汇报,要让广大人民群众知道,做了什么事情,效果怎样,经验教训是些什么。宣传公事、宣传地方的发展,再多都不嫌多;宣传个人,一小点都是多。我们现在对宣传有一种误区,觉得宣传好像就是显摆,大错特错!我们的工作是公共事务,是统一思想,不是显摆自己。比如城市建设,特别重大基础设施改造,实施之前就要宣传,要通过整体的民意宣传,才能让群众理解、支持。综上所述,策划—计划—实施—总结—汇报—宣传”的六步工作就形成了,希望大家今后做任何事情,都能有这样一种思维:如果没有把这六步都做完,就还不算完。
第二,“三少三多”工作方法。现在我们一些工作经常出现落实偏差,没有章法,实效甚微。针对此问题,我自己总结了“三少三多”工作方法。一是少些齐步走多些便步走。齐步走,就是一定得整整齐齐地从甲地走到乙地;便步走,就是你只要从这里走到那里就行了。一个地方如果齐步走多了,大家的思维都会被禁锢。便步走多了,大家就能自由自在舒心的开展工作,成效会更好。管理干部,就是要定好目标,少些框框套套,多让干部发挥自身主观能动性。现在一些部门工作出问题,就是因为规定过于僵化、太死板。比如说,有些地方学党章党规层层加码,要求编成歌唱几遍、背几遍,这样做会取得多少实效呢?其实只要要求大家去学,到时间再来检验学习成效就达到目的了,不必要弄太多的形式。二是少些整齐划一,多些具体分析。在工作中凡事都要求整齐划一,是不切合实际的。但现在就有些领导干部,整齐划一思维太多,具体分析的少,以为自己是领导,要求下级必须这样、必须那样。比如,要求全县所有的乡镇必须拿出规划,街道必须整齐划一,但山区因为地势限制,多数在坡上,连建房都无法整齐,街道如何横平竖直?还有的地方指导思想就是错的,无视农村实际情况,盲目地用建城市的思维去建农村,把农村建成城市最低端的小区。三是少些口号式号召,多些针对性研究。工作不能停留在编口号上,以为喊几句口号,说了就算做了。解决问题不是这样的,要有针对性的点对点进行研究。现在好多事情“永远在路上”,悬而未决,就是没有进行针对性研究。
第三,开会的方法。开会有没有方法?有!我们都是天天“泡会”的人。开会从大类上分,有两种:一种是全会、人代会、政协会等年度综合性大会,这些会议的关键是调研、筹备,及会前准备,这些都有固定的模板,只要把握好时间节点就不会发生什么大的状况。另外一种是决策类、解决问题类、研讨类的小会。要想开好会议,这些是难点。一是决策会。常委会、常务会属于此类。为什么一些地方常委会、常务会形成了“长委会”“长务会”,我曾经见过,在常委会上仅汇报一个议题就花了一个半小时,浪费了常委们的多少时间!这就是没有把握好会议规律,把决策会开成了宣讲会。决策会工夫在会前,工夫在事外,要做足会前准备,哪些上会决策,哪些不能上会,办公室要把握好;会中汇报时讲清为什么做这件事情、怎么做、请示解决什么问题就行了,到时常委会来决定的是同不同意,同意哪些内容,非常简单。决策类的会,还要注意,不能凡事都提交讨论,要防止本属于部门职责范围的提交常委会、常务会议研究,特别是一些找“冤大头”、让集体为部门担当的决策事项也应认真慎重审核一般一次决策会,上会议题应控制在10个左右,如果出现几十个上会议题,凡事都上会讨论,那么工作的重点就不突出,重要的事情也显得不那么重要。只要会前将上会议题审核清楚、沟通明白,再来决策,就能节约出很大一部分讨论的时间。这样参加会议的同志更清楚做了哪些决策,抓落实也不会眉毛胡子一把抓,不仅提高了会议效率,还增强了落实效果。因此,决策会,切忌开成宣讲会,也不要开成办公会、咨询会、研讨会,讨论半天不能决策。第二,办公会。办公会是研究解决问题的会议,要经常开,问题提出来以后,参会的同志们来共同研究解决。开好办公会的关键在人,参会范围内的人员必须来参会,不要“该来的不来,不该来的却来了”;另外,凡是参会的同志,必须研究政策、表明态度,讲清事情的解决方法,如果参会人员只带着耳朵来开会,决策出现问题同样要担责;最后主持人总结与会同志发言,提出解决问题的办法。比如说,像我们今天这个会,如果是开成办公会,那就是笑话了。因此,办公会切忌开成大会、开成宣讲会。第三,宣讲会、研讨会。这与决策会、办公会不同,允许探讨,观点不成熟都无所谓,都可以互相探讨。这些就是开会的方法,大家只有把这些规律搞清楚,开出来的会,效果才会好。
第四,其他工作的方法。我举两个例子。
一是农业产业结构调整的例子。群众种玉米、种土豆、种辣椒,养猪、养鸡、养羊,这是前人传下来的产业结构,如果没有一个好的方法找到市场,就不要擅自轻易调整产业结构。这些年进行农业产业结构调整,多数地区都会出现开始动员群众积极进行种植、养殖,但栽得越多、养得越多,价格越低,最后出现价贱伤农的怪圈。有的地方还因此出现群众围堵当地党委、政府的过激行为。这样的循环往复,损害了党在群众中的形象威信,影响了党的执政基础。为什么会这样?就是农业产业结构调整的工作方法出了问题。
产业结构调整有方法。一个地方的农业龙头企业有多强,那个地方的农业就有多强,一个地方的农业龙头企业有多少,那个地方的农业就有多少。烤烟产业这么强,就是因为有烟草公司这个龙头企业。群众是千家万户的小农经济,市场是千变万化的市场经济,千家万户的小农经济是无法适应千变万化的市场经济的。作为政府,该怎么办?方法在哪里?一边是千家万户的小农经济,一边是千变万化的市场经济,我们应该在中间打上一个楔子——大力发展农业龙头企业,把龙头企业变成农户固定不变的市场,由农业龙头企业去适应千变万化的市场经济。因为龙头企业有资金、有人才、有市场敏感度,可以适应和预测市场,指导农民有计划进行合理发展种植、养殖。如果认可这样的模式,政府农业产业结构调整的着力点就是大力发展农业龙头企业,而不是为千家万户种什么、养什么而操心。
如果没有龙头企业,盲目动员农户种蔬菜,像文山这样的城市,只要有几百亩同类的蔬菜就够了。如果有五百亩,连文山周边的城市都够了。蔬菜的成熟期很快,时令性非常强。如果没有完备的销售链条,盲目发展成千上万亩的种植,不发生菜贱伤农才是怪事。因此,农业产业结构调整必须发展农业龙头企业。
第二个例子,招商引资工作。在招商引资中,一旦扯皮,往往都是政府吃亏我们现在主要出现了两类问题,一是被企业骗,提前兑现了优惠政策,但对方没有按照承诺去做,结果就被骗了。二是项目启动之后变成马拉松,项目实施永远在路上,就是不见成效。针对这些问题,我们要有应对的办法。
针对第一类问题要延迟兑现优惠政策,项目建成之时才是优惠政策兑现之日。对此,全州都要树立“真干真支持,假干假支持,不干不支持”理念,先小人、后君子,你来投资我很欢迎,政策也绝对优惠,但是“不见兔子不撒鹰”,优惠政策要延迟兑现。比如,土地5万∕亩。可以!你先动工,等到投产之日我立马兑现。怎么操作?假设土地成本是12万元∕亩,一种做法是请商家先按12万元∕亩价格把土地全款交到指定账户,待项目投产时,政府以支持基础设施、支持产业发展等形式按5万元∕亩支持商家。另一种做法是,商家说没有钱,无法先支付全部的土地款项,那政府来办理土地审批手续,商家直接在政府的土地上进行项目建设,投产后再办证给商家。无论使用哪种方法,就是不能先兑现优惠政策。这就防止商家没有交钱就办了土地证,并且到银行进行抵押贷款后跑路。反正任何时候都守着这一条,就用这一招:优惠政策给不给?给!但不先兑现。
针对第二类问题,要实行进度控制。在签订合同时,就要求企业制定按月进度规划并写进合同,也就是在哪个时间点该完成哪些工程。最后,再加上一个制约性条款:“如果乙方在项目推进过程中,第一次出现没有实现承诺的时间进度,甲方对乙方口头提醒;如果两次出现没有按时间进度完成的,甲方对乙方书面提醒;如果三次出现没有按时间进度完成的,取消合同,乙方在该项目上的一切投资归甲方所有。”这样,如果企业拖着三个月(或三次),合同就会被取消,项目的投资都打水漂了,他会不急吗?我们可以利用企业投资建成的资产加上原有的政策重新招商。这样,对方就无法永远在路上了。
工作方法还有很多,时间关系我不能一一列举。今天跟大家分享这几种工作方法,就是想说明,任何一项工作,我们都要去探索工作方法,比如办文、办会,是否还有其他效率更高、更符合实际的方法,这要靠大家在日常的工作中潜心研究。大家一定要把这些方法研究透彻,通过探寻背后的规律,掌握工作的主动权,做工作就可以事半功倍了。反之,如不注意探讨方法,永远只会机械执行,每年都是“涛声依旧”,那自己永远不会得到提升,工作也就永远平平淡淡。
办公室是成长干部的地方,希望通过这样的交流,促使办公室干部,通过持续的学习,进行工作提升,努力提高本领、增长才干,不断的成长起来。
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